Digitale Patientenaufnahme in der Arztpraxis: So gelingt der Umstieg von Papier

1. Einleitung

In vielen Praxen beginnt der Besuch immer noch mit Klemmbrett, Papierstapel und Rückfragen am Empfang. Das kostet Zeit, erzeugt Medienbrüche und sorgt für unnötige Hektik – besonders zu Stoßzeiten.

Die digitale Patientenaufnahme verlagert diesen Teil des Prozesses nach vorne: Daten werden strukturiert erfasst, verständlich abgefragt und stehen dem Team früher zur Verfügung. Dadurch wird die Aufnahme planbarer und die Anmeldung spürbar ruhiger.

Wichtig ist dabei weniger das „Tool“, sondern ein sauberer Ablauf: Wer füllt was wann aus, wo landen die Angaben, und wie vermeiden Sie Doppelarbeit im Praxisalltag?

2. Kurzantwort

Die digitale Patientenaufnahme ersetzt Papierformulare durch ein strukturiertes Online- oder Tablet-Formular, das vor oder bei Ankunft ausgefüllt wird. Entscheidend ist, dass die Angaben ohne Medienbruch in Ihren Aufnahmeprozess und möglichst in Ihre Praxissoftware übernommen werden. Starten Sie klein (z. B. Anamnese und Einwilligungen für Neupatienten) und skalieren Sie nach einem kurzen Testlauf.

3. Warum das wichtig ist

Zeit: Wenn Stammdaten, Anamnese und Einwilligungen nicht mehr am Tresen „nebenbei“ entstehen, hat das Team mehr Kapazität für echte Patientenanliegen statt Formularbetreuung.

Prozesse: Strukturierte Eingaben reduzieren Rückfragen („Welche Medikation war das genau?“) und machen Abläufe standardisierbar – auch bei Vertretungen oder neuen Mitarbeitenden.

Kosten: Weniger Papier, weniger Scannen, weniger Nachtelefonieren. Der Effekt entsteht vor allem durch weniger Nacharbeit – nicht durch ein einzelnes Feature.

Risiko im Alltag: Unleserliche Handschriften, fehlende Unterschriften oder verlorene Zettel sind typische Prozessfehler. Digital wird das einfacher kontrollierbar (Pflichtfelder, Plausibilitäten, Vollständigkeitscheck).

4. Schritt für Schritt

1. Ist-Prozess aufnehmen: Notieren Sie, welche Formulare heute genutzt werden (Neupatient, Anamnese, Einwilligungen), wer sie prüft und wo die Daten am Ende landen.
2. Zielbild definieren: Legen Sie fest, was „digital“ bedeutet: Vorab-Link per SMS/E-Mail, Tablet am Empfang, oder beides (Hybrid für unterschiedliche Patientengruppen).
3. Fragen entschlacken: Streichen Sie alles, was selten gebraucht wird oder später in der Sprechstunde sauberer erhoben wird. Starten Sie mit dem Minimum, das Ihren Ablauf wirklich verbessert.
4. Tool-Variante wählen: Entscheiden Sie zwischen Formularmodul in der Praxissoftware, externer Formularlösung mit Export, oder Tablet-Kiosk. Maßstab: möglichst wenig Medienbruch und klare Verantwortlichkeiten.
5. Einwilligungen sauber abbilden: Klären Sie intern, welche Unterschriften/Einwilligungen Sie tatsächlich benötigen, wie diese dokumentiert werden und wie das Team die Vollständigkeit prüft.
6. Pilot definieren: Starten Sie mit einem klaren Szenario (z. B. nur Neupatienten, nur eine Ärztin/ein Arzt, nur bestimmte Tage). Das reduziert Störungen im Betrieb.
7. Team-Training in 30 Minuten: Wer händigt aus, wer hilft bei Fragen, wo wird geprüft, was passiert bei Ausnahmen (kein Smartphone, Sehprobleme, Sprachbarrieren)?
8. Rollout mit Rückkanal: Sammeln Sie zwei Wochen Feedback vom Empfang und aus dem Sprechzimmer, passen Sie Fragen/Reihenfolge an und standardisieren Sie dann.

5. Checkliste

• Ist klar definiert, welche Patientengruppen digital starten (Neu/Stamm/alle)?
• Gibt es eine Hybrid-Alternative (Papier oder Assistenz) für Sonderfälle?
• Sind die Fragen auf das notwendige Minimum reduziert?
• Ist festgelegt, wann der Patient den Link erhält (Terminbestätigung, Vortag, beim Check-in)?
• Ist geregelt, wo die Daten landen (Praxissoftware, PDF, Export) und wer sie übernimmt?
• Gibt es einen Vollständigkeitscheck (Pflichtfelder, Unterschriften, Einwilligungen)?
• Sind Zuständigkeiten im Team eindeutig (Empfang, MFA, Behandler)?
• Ist der Ablauf für Ausnahmen dokumentiert (kein Gerät, Barrierefreiheit, Sprache)?
• Wurde der Pilot so gewählt, dass der Praxisbetrieb stabil bleibt?
• Gibt es eine kurze Feedback- und Anpassungsrunde nach dem Start?

6. Häufige Fehler

• Zu viele Fragen im ersten Wurf: Starten Sie mit den 10–15 wichtigsten Punkten, erweitern Sie später gezielt.
• Medienbruch bleibt bestehen: Wenn am Ende alles abgetippt wird, verpufft der Nutzen. Planen Sie früh, wie Daten übernommen oder genutzt werden.
• Unklare Verantwortung im Team: Legen Sie fest, wer prüft, wer nachfasst und wer entscheidet, wenn Angaben fehlen.
• Kein Plan für „ohne Smartphone“: Definieren Sie einen verlässlichen Ersatzprozess (Tablet, Papier, Assistenz), damit der Empfang nicht improvisieren muss.
• Einwilligungen werden „irgendwie“ gemacht: Halten Sie intern fest, welche Einwilligungen nötig sind und wie Sie die Dokumentation nachvollziehbar ablegen.
• Kein Pilot, sofort „für alle“: Fangen Sie klein an, stabilisieren Sie den Ablauf, dann skalieren Sie.

7. Praxisbeispiel

Eine hausärztliche Praxis wollte die Anmeldung entlasten, weil sich zu Quartalsbeginn regelmäßig Warteschlangen bildeten. Papierformulare wurden oft unvollständig abgegeben, und die MFA mussten fehlende Angaben nachträglich einholen. Die Praxis startete mit einem Pilot für Neupatienten: Anamnese plus zwei Einwilligungen, abrufbar über einen Link in der Terminbestätigung. Parallel blieb ein schlanker Papierprozess für Patienten ohne Smartphone bestehen. Nach zwei Wochen wurden Fragen gekürzt und die Reihenfolge angepasst, weil bestimmte Angaben regelmäßig missverstanden wurden. Danach wurde der Prozess auf ausgewählte Bestandsfälle erweitert (z. B. neue Medikation). Das Team hatte am Empfang spürbar weniger Rückfragen, und die Sprechzimmer bekamen strukturiertere Informationen vorab.

8. FAQ

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Welche Inhalte eignen sich für die digitale Patientenaufnahme?

Bewährt sind Stammdaten, Kontaktwege, kurze Anamnese-Basis, Medikation/Allergien sowie organisatorische Einwilligungen. Alles, was selten gebraucht wird oder erklärungsbedürftig ist, gehört eher in die Sprechstunde als ins Formular.

Brauche ich zwingend Tablets am Empfang?

Nicht zwingend. Viele Praxen kombinieren Vorab-Formulare per Link mit einem Tablet als Option für Patienten, die spontan ausfüllen möchten oder keinen Zugriff auf E-Mail/SMS haben.

Wie vermeide ich Doppelarbeit bei der Datenübernahme?

Planen Sie den Zielweg der Daten vor dem Start: idealerweise direkte Übernahme in die Praxissoftware oder ein klarer, kurzer Übertragungsprozess. Wichtig ist, dass Zuständigkeiten und Prüfschritte festgelegt sind, damit nichts „liegen bleibt“.

Was ist mit Patienten, die digital nicht zurechtkommen?

Definieren Sie einen stabilen Ersatzprozess: Papier in Kurzform oder Assistenz durch die MFA. Entscheidend ist, dass der Ausnahmefall nicht zur Improvisation führt, sondern Teil des Standardablaufs ist.

Wie gehe ich mit Unterschriften und Einwilligungen um?

Klärung und Dokumentation sollten praxisintern sauber geregelt sein: Welche Einwilligungen brauchen Sie, wie werden sie eingeholt und wie werden sie auffindbar abgelegt. Wenn Sie unsicher sind, lassen Sie die konkreten Inhalte und Formulierungen fachlich prüfen.

Wie starte ich, ohne den Praxisbetrieb zu stören?

Mit einem klar begrenzten Pilot: eine Patientengruppe, ein Formularpaket, ein Zeitraum und ein definierter Feedbackkanal. So können Sie schnell nachjustieren, bevor Sie auf „alle“ umstellen.

Welche Kennzeichen zeigen, dass der Prozess funktioniert?

Typische Signale sind weniger Rückfragen am Empfang, weniger unvollständige Unterlagen und ein ruhigerer Check-in. Intern hilft eine kurze Team-Retrospektive: Was fehlt häufig, was ist überflüssig, wo entsteht noch manuelle Nacharbeit?

9. Fazit

Die digitale Patientenaufnahme lohnt sich vor allem dann, wenn sie als Prozess gedacht wird: schlankes Formular, klarer Ablauf, definierte Ausnahmen. Starten Sie mit einem Pilot, eliminieren Sie Medienbrüche und stabilisieren Sie erst dann den Rollout. Wenn Sie die digitale Patientenaufnahme in Ihrer Praxis strukturiert einführen möchten, unterstützen wir Sie pragmatisch – Kontakt: info@optimit.de