1. Einleitung
Wenn das Telefon dauerhaft klingelt, Dokumentation „nebenbei“ passiert und Terminwünsche in Zetteln, E-Mails und Zurufen enden, leidet der Praxisfluss. Genau hier setzen CGM one Tools an: Sie ergänzen den Alltag um digitale Bausteine für Telefon, Dokumentation und Terminorganisation.
Wichtig ist nicht, „ein Tool zu haben“, sondern es so einzuführen, dass es zu Ihren Abläufen passt: Wer macht was, wann und mit welchen Regeln? Sonst verlagern Sie Arbeit nur – statt sie zu strukturieren.
In diesem Beitrag geht es um eine praxistaugliche Einführung (ohne Marketing-Sprech): worauf Sie technisch und organisatorisch achten sollten, welche typischen Fehler auftreten – und wie Sie sie vermeiden.
2. Kurzantwort
CGM one Tools können Telefonanfragen, Dokumentation und Terminservices in der Praxis stärker standardisieren und dadurch das Team entlasten. Entscheidend ist eine saubere Einführung mit klaren Regeln, Verantwortlichkeiten und Datenschutz-Prüfpunkten. Nutzen Sie die Checkliste unten, um Technik, Prozess und Team-Training in die richtige Reihenfolge zu bringen.
3. Warum das wichtig ist
Zeit: Ohne klare Kanäle entstehen Rückfragen, Doppelarbeit und Unterbrechungen – gerade an der Anmeldung. Digitale Tools helfen nur, wenn sie Eingaben strukturieren und die Nacharbeit planbar machen.
Risiko: Bei Telefon- und Dokumentationsunterstützung geht es schnell um sensible Informationen. Deshalb sollten Sie früh klären, welche Daten wo verarbeitet werden, wer Zugriff hat und wie Einwilligungen/Informationspflichten in Ihren Ablauf passen (bitte im Zweifel fachlich prüfen lassen).
Kosten: Häufig entstehen Kosten nicht durch Lizenzen, sondern durch Reibung: schlechte Akustik beim Doku-Setup, unpassende Terminregeln, fehlende Eskalationswege oder unklare Zuständigkeiten im Support.
Prozesse: Die größten Effekte erreichen Praxen, wenn sie Standardfälle definieren (z. B. Rezeptwunsch, Befund, Termin), diese sauber routen und nur Ausnahmen manuell bearbeiten.
4. Schritt für Schritt
- Zielbild festlegen: Was soll konkret besser werden (z. B. Erreichbarkeit, weniger Unterbrechungen, konsistentere Dokumentation, weniger Terminanrufe)? Definieren Sie 3–5 messbare Praxis-Kriterien (ohne „große KPI-Show“).
- Ist-Prozesse aufnehmen: Welche Anliegen kommen rein, über welche Kanäle, wer entscheidet, was „dringend“ ist? Dokumentieren Sie die Top-10-Anliegen und deren Zielweg (Anmeldung → Arzt → Rückruf → Termin etc.).
- Tool-Setup passend zum Prozess planen:
- Telefonassistent: Welche Kategorien soll er abfragen? Was passiert außerhalb der Öffnungszeiten? Wohin sollen Anliegen (Dashboard, E-Mail, Aufgabenliste)?
- DokuAssistent: In welchen Gesprächen wird er genutzt (z. B. Anamnese, Verlauf, Aufklärung)? Wo wird das Ergebnis abgelegt (Praxissoftware/Patientenakte)?
- CLICKDOC: Welche Terminarten dürfen online gebucht werden? Welche Vorlaufzeiten, Puffer, Sperrzeiten und No-Show-Regeln gelten?
- Technik-Check vor dem Go-live: Telefonanlage/Weiterleitungen testen, Headset/Mikrofon und Raumakustik prüfen, Browser-/Client-Anforderungen klären, Benutzerrollen und Rechte sauber anlegen.
- Datenschutz & Dokumentation einplanen: AV-Verträge/Anbieterinfos, Informationspflichten, Einwilligungs- und Löschkonzepte in Ihren Ablauf integrieren (nicht „nachträglich“). Bei Videosprechstunde bitte die jeweils geltenden Vorgaben prüfen (z. B. KBV-Infos als Einstieg: kbv.de: Videosprechstunde).
- Pilotbetrieb in einem Teilbereich: Starten Sie mit klarer Begrenzung (z. B. nur bestimmte Anliegen oder Terminarten). Sammeln Sie Feedback, passen Sie Regeln an, erst dann ausrollen.
- Team-Training & Betrieb regeln: Kurze Rollenklärung (Owner je Tool), „Was tun bei Ausnahmefällen?“, Supportweg, Updates, regelmäßiger Review-Termin nach 2–4 Wochen.
5. Checkliste
- Ziel(e) und Erfolgskriterien für die Einführung schriftlich festgelegt.
- Top-Anliegen (Telefon/Termin/Doku) aufgenommen und Zielwege definiert.
- Telefonrouting (Weiterleitung, Zeiten, Kategorien, Eskalation) getestet.
- Mikrofon/Headset, Raumakustik und Arbeitsplatz-Setup für Doku geprüft.
- Terminarten, Puffer, Vorlaufzeiten und Sperrzeiten für Online-Buchung definiert.
- Benutzer, Rollen und Zugriffsrechte pro Tool sauber angelegt.
- Datenschutz-Unterlagen (z. B. AV, Informationen, Einwilligungen) eingeplant und intern geklärt.
- Testphase/Pilot mit klarer Begrenzung und Feedbackkanal festgelegt.
- Team-Schulung (Kurzleitfaden + „Was tun bei…“-Szenarien) durchgeführt.
- Review-Termin nach dem Start geplant (Regeln nachschärfen, Ausnahmen reduzieren).
6. Häufige Fehler
- „Wir installieren erst mal, dann schauen wir“: Besser vorab 3–5 konkrete Use-Cases definieren und darauf konfigurieren.
- Unklare Telefonregeln: Kategorien, Öffnungszeiten-Logik und Eskalation festlegen, sonst entsteht Chaos im Nachlauf.
- Schlechtes Audio beim Doku-Setup: Mikrofon/Headset und Raum testen – sonst steigen Nachbearbeitung und Frust.
- Online-Termine ohne Terminarten-Konzept: Erst Terminlogik und Kapazitäten definieren, dann freischalten.
- Datenschutz wird „später“ behandelt: AV/Informationspflichten/Einwilligungen früh einplanen, damit der Betrieb nicht blockiert.
- Kein Owner, kein Betrieb: Pro Tool eine verantwortliche Person benennen (Regeln, Änderungen, Supportkoordination).
7. Praxisbeispiel
Eine hausärztliche Praxis mit drei Behandlern hatte zwei Hauptprobleme: Die Anmeldung wurde durch Daueranrufe unterbrochen, und die Dokumentation fraß Zeit nach Sprechstundenende. Zusätzlich sollten Standardtermine (z. B. Kontrolltermine) online buchbar werden, ohne dass der Kalender „zerfleddert“.
Die Praxis startete strukturiert: Erst wurden die häufigsten Telefonanliegen kategorisiert und klare Eskalationsregeln definiert. Danach folgte ein Pilot für Online-Termine mit wenigen Terminarten und festen Puffern. Parallel wurde der Doku-Prozess mit einem sauberen Arbeitsplatz-Setup (Mikrofon, ruhiger Raum, klare Ablage in der Patientenakte) eingeführt.
Nach dem Go-live gab es ein kurzes Regel-Review: Kategorien wurden zusammengelegt, Ausnahmen definiert und Verantwortlichkeiten im Team festgezogen. Ergebnis: weniger Unterbrechungen an der Anmeldung, klarere Terminwege und eine spürbar ruhigere Nacharbeit – ohne dass „alles auf einmal“ umgestellt werden musste.
Was gehört typischerweise zu CGM one Tools?
Im Praxisumfeld werden häufig Bausteine für Telefonentlastung, Dokumentationsunterstützung und digitale Terminservices darunter verstanden. Einen Überblick zu Telefonassistent, DokuAssistent und CLICKDOC finden Sie z. B. hier: optimit-medical.de/produkte – CGM one Tools.
Welche technischen Voraussetzungen braucht ein Telefonassistent?
Entscheidend ist, wie Ihre Telefonanlage Weiterleitungen, Zeitprofile und ggf. Parallelruf abbildet. Planen Sie außerdem, wie Anliegen strukturiert ins Team zurücklaufen (z. B. Dashboard/Aufgabenliste) und wie „dringende“ Fälle eskalieren.
Wie führt man einen DokuAssistenten sinnvoll ein?
Starten Sie mit wenigen Gesprächsarten, definieren Sie die Ablage (Patientenakte/PVS) und sorgen Sie für gutes Audio (Mikrofon, ruhiger Raum). Klären Sie außerdem Rollen, Zugriffe und den Ablauf für Informationspflichten/Einwilligungen (bitte im Zweifel fachlich prüfen lassen).
Kann CLICKDOC parallel zur bestehenden Praxissoftware genutzt werden?
In der Praxis ist das häufig möglich, wenn Terminlogik, Kalenderprozesse und Zuständigkeiten sauber definiert sind. Wichtig ist, dass Sie Terminarten, Puffer und Sperrzeiten festlegen, bevor Sie die Online-Buchung freischalten. Offizielle Infos: clickdoc.de.
Was muss man bei Videosprechstunden organisatorisch beachten?
Neben Technik und Terminabläufen sollten Sie die jeweils geltenden Vorgaben (z. B. Anforderungen an Videodienstanbieter, Aufklärung/Einwilligung, Dokumentation) berücksichtigen. Als Einstieg eignet sich die Themenseite der KBV: kbv.de: Videosprechstunde.
Wie lange dauert eine Einführung typischerweise?
Das hängt weniger von der Installation ab als von Prozessklarheit, Team-Training und Pilotphase. Planen Sie immer Zeit für Regeln, Testbetrieb und Nachjustierung ein – und starten Sie lieber klein, statt alles gleichzeitig umzustellen.
Wo finde ich offizielle Produktinfos zu CGM one?
Für einen allgemeinen Überblick können Sie die Plattformseite besuchen: one.cgm.com. Für den Praxisbezug (Tools-Auswahl und Einführung) ist außerdem die Produktübersicht Ihres IT-Partners hilfreich.
9. Fazit
CGM one Tools können in der Praxis spürbar Ruhe bringen – aber nur, wenn Sie Prozesse, Regeln und Zuständigkeiten vor der Freischaltung sauber klären. Starten Sie mit einem Pilot, trainieren Sie das Team kurz und prüfen Sie die Datenschutz- und Video-Vorgaben passend zu Ihrem Szenario.
Lassen Sie CGM one Tools für Ihre Praxis von optimIT strukturiert einführen. Kontakt: info@optimit.de